Как ни странно, тайм-менеджмент — это проблема, с которой мы все сталкиваемся, но не успеваем ее решить. Тем не менее, стоит потратить немного времени на анализ того, как мы «проводим» свое время и подумать о том, как стать более эффективными. Управление временем для повышения эффективности работы возможно, но это проблема, с которой мы должны столкнуться.
Ведь время идет. И чем больше времени проходит без решения проблемы, тем больше времени мы теряем, тем больше энергии теряем и тем больше возможностей упускаем. Так Важно проанализировать наш способ управления временем, чтобы внести необходимые изменения.
21 совет, как управлять временем и быть более эффективным
Тайм-менеджмент — это сложная тема, которая варьируется от повышения производительности до совмещения работы и семейной жизни, предотвращения выгорания, создания хороших привычек или постановки долгосрочных целей, среди прочего. Планирование и расстановка приоритетов — это основы, позволяющие контролировать наше время и нашу жизнь, независимо от нашей профессии. Автор Джори Маккей предлагает 21 стратегию эффективного управления временем.
Поймите, куда уходит ваше время
Тайм-менеджмент — это не подавление страха тратить время впустую. Маккей объясняет, что речь идет о понимании огромных преимуществ разумного использования нашего времени. Отсюда первые советы и стратегии:
1. Поймите, почему важен тайм-менеджмент.. Тайм-менеджмент — это не подавление страха тратить время впустую. Речь идет о понимании огромных преимуществ разумного использования нашего времени.
2. Реалистично оценивайте, сколько работы вы можете сделать за один день. Мы можем думать о времени как о ресурсе, которого нам просто нужно больше, но больше времени не означает более продуктивного времени. Самый простой способ управлять временем — это запланировать, когда и над чем вы будете работать.
3. Узнайте, на что вы тратите время. Чем лучше вы понимаете, как проводите свой день, тем эффективнее будут ваши усилия по управлению временем.
4. Установите ежедневные цели и оповещения о том, как вы проводите свое время.. Как только у вас будет обзор того, как вы проводите свое время, вы можете начать вносить изменения ежедневно.
5. Создайте утренний распорядок дня, который будет вас мотивировать. Добрый утренний распорядок поможет вам подготовиться к продуктивному и содержательному рабочему дню, дав вам возможность начать с позитивного импульса, который вы будете развивать в течение остальной части дня.
6. Откажитесь от многозадачности. Исследования показали, что люди не могут сосредоточиться более чем на одной задаче одновременно. Когда вы обнаружите, что теряете фокус, остановитесь и запишите, о чем вы думаете, прежде чем вернуться к текущей задаче.
Расставьте приоритеты в значимой работе, а остальное делегируйте
Как только мы узнаем, на что уходит наше время, мы должны решить, на что нам следует (и не следует) тратить время, — объясняет Маккей. Для этого:
7. Отделите срочное от важной работы. Отличие того, что является срочным, от того, что не является важным, помогает вам расставить приоритеты для вашего времени и составить календарь, который позволит вам выполнять больше важной работы и меньше того, что не является важным.
8. Беспощадно расставляйте приоритеты. Выберите основные цели и сосредоточьтесь на них.
9. Используйте правило 30X, чтобы делегировать больше задач. Маккей предлагает следовать правилу, предложенному Рори Ваденом, который предлагает нам уделять себе в 30 раз больше времени, чем требуется для выполнения задачи, чтобы обучить кого-то еще. Потратив время на делегирование и обучение кого-то еще, вы получите 1100 минут в год. Или, как говорит Ваден, увеличение ROTI на 733% (возврат вложенного времени).
10. Верните «нет» в свой словарный запас. Согласно статье Чикагского университета, опубликованной в Journal of Consumer Research, высказывание «Я что-то не делаю», а не «Я не могу», позволило участникам намного легче отделиться от нежелательных обязательств.
Составьте эффективный распорядок дня
Как только это будет сделано, пришло время разработать график эффективно управлять временем.
11. Устанавливайте графики, а не сроки. Здесь Маккей обращается к совету Джеймса Клира. Вместо того, чтобы давать себе крайний срок для достижения определенной цели (и затем чувствовать себя неудачником, если вы этого не сделаете), выберите важную цель и затем установите сроки для ее работы.
12. График со временем, а не с задачами. Возьмите большие задачи и разбейте их на сеансы по расписанию. Организуя день по расписанию вместо задач, мы переходим от управления расписанием вокруг неизвестной даты (задачи) к известному времени.
«Календарь конечен; в сутках только определенное количество часов. Этот факт становится очевидным в тот момент, когда мы пытаемся поместить нереальное количество вещей в ограниченное пространство «.
-Питер Брегман-
13. Запланируйте время для перерывов и перерывов. Нам нужно время, чтобы отдохнуть и предположить, что нас будут отвлекать. Не рассчитывать на это хаотично. Приходят перерывы или наши тела говорят нам, что нам нужно сделать перерыв. Если мы не рассчитываем на это, когда это происходит, наша идеально сформулированная программа внезапно дает сбой.
14. Отделите Time Maker от Time Manager. Его очень легко заполнить административными задачами и не оставить достаточно времени для осмысленной работы. Одно дело делать, а другое — управлять.
15. Пакетные действия в течение недели. Сгруппируйте похожие занятия вместе и воспользуйтесь преимуществами, которые вы получите, когда начнете. Примените первый закон движения Ньютона к производительности: «Движущийся объект остается в движении».
Они используют местоположение в ваших интересах, чтобы управлять временем
Ваш календарь или расписание — не единственные инструменты для управления временем, которые у вас есть. Маккей предлагает несколько способов использования на рабочем месте, которые могут повлиять на вашу работу.
16. Попробуйте на работе метод попкорна, чтобы разблокировать время. Смена места работы в течение дня может быть отличным способом сохранить мотивацию и продуктивность. Эта техника Джоэла Руньона работает следующим образом:
- Запишите все задачи, которые вы должны выполнить сегодня.
- Разделите этот список на 3 равные части или на три группы (лоты, см. Совет 15).
- Выберите 3 разных места для каждого пакета работ.
17. Работайте с естественным энергетическим циклом вашего тела. Работайте, делая то, что вам больше всего подходит, чтобы вы не только думали об управлении своим временем, но и своей энергией.
Береги свое время
Никогда не будет недостатка в делах, которые могут занять ваше время. Вот почему вы должны защищать его, чтобы избежать неправильного использования. Маккей предлагает следующие советы, чтобы получить это:
18. Используйте стратегическую лень, чтобы работать над правильным делом. Понятие «стратегическая лень» относится к расстановке приоритетов в работе и важных задачах и позволяет себе лениться над теми, которые не имеют значения.
«Нет ничего менее продуктивного, чем делать более эффективно то, чего делать не следует».
-Питер Друкер-
19. Автоматизируйте время, которое не подлежит обсуждению, в течение дня. Важно обеспечить бесперебойную работу ваших целенаправленных рабочих сессий. Для этого важно защитить себя от отвлекающих факторов. Есть инструменты, которые помогут вам сообщить другим, что вы недоступны автоматически. В противном случае вы можете найти способы сообщить другим, что вы находитесь в рабочий момент, когда вас нельзя беспокоить.
20. Используйте метод Айви Ли, чтобы правильно завершить день. Айви Ли придумала простой пятиступенчатый распорядок дня для максимальной продуктивности:
- В конце каждого рабочего дня записывайте шесть самых важных дел, которые вам нужно сделать завтра. Напишите не более шести задач.
- Расставьте приоритеты по этим шести пунктам в порядке важности.
- На следующий день сосредоточьтесь только на первой задаче. Работайте, пока не закончите первое задание, прежде чем переходить ко второму.
- Точно так же подойдите к остальной части вашего списка. В конце дня переместите незавершенные дела в новый список из шести задач на следующий день.
- Повторяйте этот процесс каждый рабочий день.
21. Не забывайте о преимуществах свободного времени. Управлять временем — это не просто работать. Чтобы найти баланс между работой и личной жизнью, который делает нас здоровыми и счастливыми, мы должны уделять время отдыху, релаксации и общению.
Управление временем и повышение производительности — задача, доступная каждому. Однако мы должны осознать, что должны остановиться и подумать о том, что мы делаем, как мы это делаем и чего мы действительно хотим достичь. Делать не обязательно означает работать, не говоря уже о завершении работы.
Найдите время, что вам нужно, чтобы проанализировать свой распорядок и переосмыслить свои задачи. С этими инструкциями по управлению временем вам будет намного легче сосредоточиться на работе или учебе и достичь лучших результатов.
